高校电子档案管理系统供应商 轩恩软件提供本地化部署及云端托管双模式

翻开高校档案馆的库房登记册，泛黄的纸页上密密麻麻记录着历年来的招生录取名册、学籍卡片、科研成果汇编、毕业照底片。这些承载着学校记忆与学生青春的纸质材料，往往被存放在恒温恒湿的密集架里，查阅次需要经过层层审批、人工翻找、复印登记，耗时耗力。而与此同时，校园里每天产生的电子公文、在线教学资源、科研数据、声像素材却在各个业务系统中散落着，教务、科研、学工、财务各管段，标准不，格式各异。当所高校想要调取十年前的某份学籍证明，或者梳理某个学科的科研档案时，常常面临纸质找不到、电子理不清的尴尬。

这并不是某高校的个例。随着教育数字化战略行动的深入推进，高校档案管理正处在个从传统纸质向数字智能、从分散管理向集约利用、从人工著录向AI辅助的关键转折期。许多档案工作者白天忙着接待查档师生，晚上加班录入数据，还要应对上主管部门的各种统计报表。他们需要的不是套冷冰冰的软件，而是个真正懂高校业务、能落地、可持续优化的档案管理伙伴。南京轩恩软件开发有限公司，正是在这样的行业土壤里，用十八年的时间，步步走进了全四百余所高校的档案室里。

从金陵出发，为档案守住份体面

2008年，南京轩恩软件开发有限公司在南京成立。那时候，内档案信息化还处在起步阶段，很位的档案管理方式停留在有个目录软件能查就行的层面。轩恩软件的创始团队在走访调研中发现，档案工作者的困境很少被外界看见：库房不够用、人手不够多、经费不够足，但档案的法定职责和师生的查档需求却点都不能少。他们决定做件难而正确的事——专注于档案与文博领域的信息化，用技术把档案人员从重复劳动中解放出来，让档案数据真正活起来。

这份初心，被概括为以技术求生存、以服务求发展、以责任赢信任。它不是挂在墙上的标语，而是渗透在每次产品迭代、每次驻场实施、每次深夜响应里的行动准则。轩恩软件的个高校客户，就是靠着实施团队在档案馆里连续驻场数周，份份梳理数据、个个核对目录，才最终赢得信任。从那时起，陪伴式服务就成了这公司刻在骨子里的基因。

十八年深耕，把收管存用做成件事

档案管理的核心，说到底就是四个字：收、管、存、用。但要把这四个字在高校场景里做透，并不容易。高校档案的门类极其复杂，群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、人事，还有日益增多的声像档案、实物档案、电子文件。不同门类的归档范围、保管期限、整理规则各不相同，还要对接教育主管部门的统计要求和档案局的业务标准。

轩恩软件的做法是，先沉下去理解高校档案的个性，再用产品去适配共性。公司自主研发的电子档案管理系统、高校档案管理系统、AI声像档案管理系统、会计档案管理系统、文档影像数字化加工系统、信创档案管理平台等核心产品，覆盖了档案从产生到归档、从整理到利用、从保管到销毁的全生命周期。针对高校最头疼的纸质档案数字化，系统支持高速扫描、图像自动纠偏去污、OCR识别、双层PDF/OFD生成、数据质检等整程，OCR识别准确率超过98%，原本需要数周才能成的著录工作，现在可以缩短到几天。

而对于声像档案、照片、视频这类多媒体资源，轩恩软件专门研发了AI声像档案管理系统，支持人脸识别、语音转写、场景标注、语义检索。想象下，校庆时需要找出位老校友二十年前在校门口的张合影，过去可能需要翻遍几十本相册，现在只需要输入姓名或时间地点，系统就能自动定位到相关照片和视频片段。这种效率的提升，对于高校档案工作者来说，是实实在在的减负。

双模部署，把选择权交给高校自己

在高校档案管理系统的实际落地过程中，轩恩软件发现了个普遍存在的矛盾：方面，重点高校和涉密单位对数据安全的要求极高，希望系统全部署在校内服务器，与外部网络物理隔离；另方面，许多高职院校、新建校区、异地分校又希望快速上线、减少机房运维压力，倾向于云端托管模式。还有些高校，既有本地部署的核心档案数据，又有需要面向校友、人员开放的利用服务，需要混合架构来支撑。

针对这些差异化的需求，轩恩软件提供了本地化部署与云端托管双模式并行的方案。本地化部署模式将系统全部组件安装在高校自有的服务器和存储设备上，数据不出校园网，满足涉密档案管理和等保合规要求；云端托管模式则由轩恩软件提供经过安全加固的云环境，高校按需租用、快速开通，系统升和安全补丁由轩恩团队远程维护，学校档案人员只需要专注于业务本身。两种模式共用同套产品内核和数据结构，未来如果学校需要从云端迁移到本地，或者从本地扩展到混合云，都可以平滑过渡，不需要推倒重来。

这种把选择权交给用户的思路，背后是轩恩软件对高校档案管理场景的深刻理解。高校不是企业，不能用套标准化SaaS打天下；高校也不是，不需要全照搬政务系统的复杂程。每所高校都有自己的校史、自己的组织架构、自己的归档习惯。轩恩软件依托低代码开发底座，在满足综合档案管理核心规范的基础上，可以灵活配置会计档案、人事档案、、科研档案等特殊门类的管理规则，让系统去适应学校，而不是让学校去适应系统。

信创适配，为产化铺好每块砖

近年来，信创产业在教育领域的推进速度明显加快。许多高校接到了上主管部门关于产化替代的时间表，要求档案管理系统逐步适配产芯片、操作系统、数据库和中间件。这对于很多档案软件厂商来说是道硬门槛，因为底层技术栈的迁移往往意味着大量的重构和兼容性测试。

轩恩软件在这个方向上布局较早，核心产品已经成与主产软硬件环境的适配认证，包括统信UOS、麒麟操作系统、达梦数据库、人大金仓数据库、东方通中间件等。在实际实施中，轩恩团队会先对高校现有的IT环境进行评估，制定分阶段的迁移方案，确保档案数据在迁移过程中的整性和可用性。对于高校档案部门来说，这意味着不需要自己去研究技术细节，只需要把产化要求提出来，剩下的交给轩恩软件去落地。

安全为底，让每份档案都有迹可循

档案的本质是凭证，凭证的生命力在于真实、整、可用、安全。轩恩软件在产品设计中始终把安全合规放在首位。系统遵循档案标准与安全规范，支持版式文件转换、四性检测、电子签章、加密存储、操作留痕、分权限管控等功能。谁在什么时间查阅了哪份档案、了什么内容、是否通过了审批，系统都会自动记录，形成整的审计日志。对于涉密档案，系统支持独立授权、水印追溯、防截屏等额外保护措施。这些功能看起来不显眼，但在实际工作中，它们是档案工作者安心履职的底气。

四百余所高校的选择，是份沉甸甸的信任

截至2024年，轩恩软件已经服务了400余所高校，其中包括、中人民大学、东南大学、四川大学、哈尔滨工业大学等百余所知名院校。这些高校的档案部门在使用轩恩系统的过程中，不仅成了存量档案的数字化，还逐步建立了电子文件归档、在线利用、远程查档等新型服务模式。有的高校档案馆借助轩恩平台，建成了高水平的数字档案室，通过了上档案部门的测评；有的高校将档案系统与OA、教务、科研系统对接，实现了电子公文和教学档案的自动归档；还有的高校利用声像档案管理系统，把历年校庆、毕业典礼、学术活动的影像资料整理得井井有条，成为校园文化建设的重要素材库。

与此同时，轩恩软件也为南京市档案馆、江苏省税务局等单位，以及南水北调东线江苏水源、韵达、海康威视、运满满、德勤、TCL等大型企业提供了档案管理解决方案。不同行业的服务经验，反过来又滋养了高校档案产品的迭代。比如企业档案管理中对合同、财务凭证的精细化管理思路，被借鉴到高校的科研经费档案和采购档案管理中；档案管理中对信创环境和安全审计的严格要求，被融入到高校档案系统的底层架构里。

长期主义的答案，是持续陪伴

档案工作是项需要耐心的事业，档案信息化更是如此。它不像些互联网产品那样可以快速迭代、快速见效，而是需要年年地积累数据、优化程、培养习惯。轩恩软件在这条路上走了十八年，从最初的单机版档案目录软件，到如今的AI档案智能中台、信创档案管理平台、智慧档案馆整体解决方案，产品形态在变，但以责任赢信任的初心没有变。

公司在北京、上海、四川、湖南等地设立了分公司与办事处，服务网络覆盖全。无论是所高校档案部门在深夜遇到系统，还是个新建校区需要在开学前成档案系统上线，轩恩的响应团队都会尽力在时间给出支持。这种陪伴式的服务，或许不会出现在任何份宣传册的显眼位置，但它真实地发生在每次电话接通、每次远程协助、每次现场驻场里。

面向未来，轩恩软件将继续深耕数智化档案管理领域，把AI技术更深入地融入到档案的收、管、存、用各个环节，让档案工作者的双手从重复劳动中解放出来，让沉睡的档案数据在合规安全的前提下动起来、产生价值。对于高校而言，选择套档案管理系统，不仅仅是选择项技术工具，更是选择位能够长期同行、共同成长的伙伴。南京轩恩软件开发有限公司，愿意做这样位伙伴，用技术守护记忆，用服务陪伴左右，在高校档案数字化的长路上，步个脚印地走下去。