列表数据区：是专门用于数据浏览查看的活动表格，它具有可以让数据滚动显示以及任意改变列位置和宽度的特性。浏览表格中的数据内容不是直接输入的，是用“新增记录”功能实现的，且它对应“目录树”中的激活文件夹或目录夹。 状态栏：位于窗口底部。它用于反应当前选定目录的状态，包含：选定文件夹的条目总数，当前总页数，当前选定选定目录树中的目录名称，当前登录用户名称；切换查看当前文件夹最前一条记录与最后一条记录，当前系统日期等功能。

系统提供的案卷转存/案卷合并，为实际工作提供了 四 种方便： 使用单机站点进行管理的机关各部门，可使用“案卷转存”功能向档案部门移交电子档案 下级单位向上级主管单位档案部门移交电子档案（如：局级单位档案部门向总公司档案馆移交、各项目部、各指挥部向直接主管单位档案部门移交），可使用“案卷转存”功能 整卷复制档案 向本系统以外的利用者提供可视化数据，即将档案数据转换成国际交换标准XML文档 案卷转存/案卷合并的操作步骤在各类档案中都相同，下面以文书档案新标准2004年档案为例

如果知道档号重复但两条数据都有用选择追加，知道档号重复但数据库里的数据可以删除选替换，知道档号重复，但数据是相同的选择忽略，如果不清楚数据可以选择追加或者忽略，避免造成数据库里数据丢失。 找到要合并的数据源，根据数据的情况选择类型一般不清楚的情况下选择追加，选择导入，如导入成功会出现如下提示：

用于对指定文件夹列表区内的文件条目固定按照某个指定的字段进行排序，直至重新指定排序字段。排序结果永久保存。 例如，默认状态下，文件管理及其下级子目录的所有列表区都以登记号排序，如果需要将收文的排序方式改变为按文件日期排序，步骤如下： 从左边目录树任选择目录，例如：选"现行文件管理\文书（现行文件）\收文"； 选中一条文件，单击工具条上的“排序” 按钮，即进入“分组”窗口。见下页图示； 单击“可选项目”列表区域内的“文件日期”字段； 单击 按钮，“文件日期”字段自动进入“已选项目”列表区域，确定，即可。

用于对选定数据库中的所有记录按某字段进行批量修改的操作。 系统提供了一次性修改指定目录中某个字段值的功能。例如，需要将立卷部门字段中输入的“宝天线指挥部”修改为“宝天线”，操作方法如下： 使用“高级查询”或“自动分类”功能将“立卷部门 是 “宝天线指挥部”的案卷查询出来，并在目录树上生成“宝天线指挥部”目录； 选中“宝天线”目录，在列表区，鼠标右键单击任意记录，按ctrl+A全选，选择“批量编辑”命令；在“批量编辑”窗口中如下图，把“立卷部门”打钩，输入“宝天线”，确定即可。

重新归卷 在系统中，如果发生归卷错误，可以重新归卷。 单击“档案馆（室）→科技档案→科技卷内文件目录”文件夹； 使用查询功能查找到归卷错误的文件，并在列表区选中它们； 单击工具条上的“文件归档”按钮 ； 在出现的“归档控制台”窗口中，查找并单击选中应该归入的正确案卷； 单击该窗口顶部的“归档” 按钮； 在出现的“是否归档”提示窗口中，选择“是”； 在出现的“归档完毕”窗口中，选择确认即可。