菜单栏包括两大类：通用菜单栏、专用菜单栏。通用菜单栏中的各菜单命令对目录树上每个子库都有效，专用菜单栏中的各菜单命令只对相应的数据库才生效。 通用菜单栏包括：系统、文件编辑、目录管理、视图、窗口、目录管理、帮助。 专用菜单栏包括：档案管理、档案统计、统计年报管理。档案管理菜单：单击目录树上“案卷级”数据库或者它的下级子库时会感应出现。 提供用户管理、用户权限设置功能。 提供对数据记录的常用操作功能。 提供对目录结构的设置管理功能。 提供在线帮助、系统版本信息等功能。 专用菜单 提供日常档案统计管理功能。包括：移交统计、收进统计、销毁统计等。

系统菜单用于对用户及其安全性的设置。 单击“系统”菜单，系统弹出如右图所示菜单命令选项： 权限设置：用于增加或者删除系统用户，以及设置该用户在本系统内的操作权限。例如，可以设置用户“AAA”进入本系统后，只有查看、查询文件目录的权限，而没有录入、修改数据的权限。 修改口令：为安全起见，当前用户可修改自己在本系统中的口令。单击“修改口令”命令，系统弹出“修改口令”窗口。在“旧口令”框中，输入由系统管理员分配的口令，在“新口令”及“重复新口令”框中随意输入自己认可的相同的口令，确认，新口令即生效。 同时，用户还可以为自己设置别名。在“别名”框中，输入自己喜欢的别名代码即可。输入别名，确定时，系统会自动校验已有的别名，如果别名有重复，系统会自动提示。如右图： 重新进入：用于不退出系统直接以别的用户的身份进入系统。 退出系统：用于退出本系统。

文件编辑 用于对选定数据库及子数据库进行通用编辑的操作，包括新增、修改、查询、导出等等。 新增：用于对选定数据库进行新增数据。 修改：用于打开一条已有的记录，以便于对该条记录进行修改或者查询更详细的信息等。例如，打开一条案卷目录，或者打开一条收文目录等等。在列表区，选定一条记录，然后选择此命令即可。 删除：用于对确认不需要的记录进行删除操作。 批量编辑：用于对选定数据库中的所有记录按某字段进行批量修改的操作。例如，将“计划统计部”修改为规范性简称“计统部”。方法：使用“高级查询”命令将需要修改的记录检索到一个检索夹中，Ctrl + A选中所有数据，再使用此命令即可。 序号编辑：用于对选定文件夹中的所有记录按自然序数进行排序操作。该命令需慎重使用。 原件：打开原件显示界面，原件可以是任何格式的文件 。 正文：用于打开选定记录的Word原文。当选定记录没有Word原文时，该命令不可执行。 排序：是用于对文件的顺序按照某一种方式进行排序，该命令不会改动数据的任何内容。 查询：用于快速定位查找需要处理的文件并直接对其进行处理（诸如：修改等）。 打印：用于打印该目录下的各种报表。 Excel数据导入：用于导入Excel表中与该目录数据相对应的数据。 案卷转存：用于对列表区中选定的记录进行导出操作。该命令适用于在本系统内不同数据库之间的数据交换操作。例如，当需要将财务处的会计档案合并到档案室时，使用该命令即可。 案卷合并：用于将数据合并到当前数据库的操作。 回收站：数据删除之后会自动到回收站里，便于误操作数据的找回。不过要记得及时清空，避免占取大量的内存，使系统的速度变慢。 刷新：对数据进行新增或修改之后不显示，可以用刷新按钮

档案管理 专用于对“案卷目录”及其子数据库中的记录进行已归档文件的排序、案卷排序、档案转存、档案移交等管理。该菜单中的命令只对案卷级目录有效，当选定“案卷目录”及其子数据库时，该菜单命令才会感应出现。 借阅登记：用于档案电子借阅与实体借阅的记录。 档案借阅归还：用于档案电子借阅与实体借阅的记录的归还。 案卷排序：用于对相同“目录号”中的所有案卷进行“案卷顺序号”的重新排序。例如，文书档案“1-17”号目录中有1至100个案卷，需要将第20号案卷重新排为第10号案卷时，即可用此操作。 卷内文件排序：用于对选定案卷目录内的卷内文件进行“卷内顺序号”排序。 归档文件排序：用于对选定档案盒内的归档文件进行“件号”排序。 编制室件号：部门级专用。该功能即对室件号、也对馆件号进行排序。 编制馆件号：档案馆（室）级专用。该功能仅对“馆件号”进行排序。 档案移交：用于专职档案员对已接收案卷的权限控制操作。网络版用户可使用此功能，适用于：各部门向档案室移交档案。操作方法：选定欲移交的案卷目录，选择“档案移交”命令即可。使用过该命令的案卷目录，没有“专职档案员”权限的用户，无权限再修改此案卷，并对此案卷的所有卷内文件也没有修改权限。 案卷转存：专用于将选定案卷及其卷内文件同时另存到目标存储载体，并形成一个数据文件包。便于在本系统内进行数据交换。 案卷合并：专用于将目标载体中的案卷及其卷内文件数据合并到当前数据库中。（前提：目标载体中的数据必须是通过本系统中的“档案转存”命令形成的文件包）。

自动增量：用于为选定字段设置自动加1效果，即当在著录界面使用“新增记录”功能增加记录时，下一条记录会在当前记录的数值基础上自动加1。例如，“文书案卷目录”表单中“案卷号”字段即被设置了该功能。在著录界面，鼠标右键单击需要取消该功能的字段名称处，再使用左键选择该功能即可。 继承登记：用于为选定字段设置自动复制效果。当不退出著录界面继续登记下一条记录时，将被设置字段框中的数据不用再输入。但使用“新增”按钮进行登记时，该功能不生效。 缺省值：用于为选定字段设置默认值。不管以哪种方式增加数据记录时，设置了该功能的字段自动生成默认值，不用再输入。但可以修改。在著录界面，鼠标右键单击需要设置该功能的字段名称处，再使用左键选择该功能，在出现的“设置默认值”窗口中，将文本框内输入需要设置的字符，确定即可。 重命名：用于将选定字段修改为符合本单位需要的字段名称。例如，可将“标题”修改为“题名”。 在著录界面，鼠标右键单击需要更名的字段名称处，单击左键选择该功能，在“重命名-标签”窗口中，输入新的字段名称，确定即可。 增加：用于为著录界面增加字段项目。例如，当“文书案卷目录”著录字段不够时，可使用该功能从后台数据库中增加。在著录界面，鼠标右键单击任意字段名称处，再使用左键选择该功能即可。 删除：用于删除著录界面中不需要的字段项目。在著录界面，鼠标右键单击需删除字段名称处，再使用左键选择该功能即可。 是否必填：用于把选定字段为必填项目。不管以哪种方式增加数据记录时，设置了该功能的字段不能为空值。 设置公式字段：用于对选定数据表设置公式字段。包括合并字段、拆分（日期型）字段、为各数字型字段建立四则混合运算关系的公式字段等等。 整行显示：由于某个字段的内容太多，用于设置选字段的内容整行显示。

与Office无缝集成功能 拖动录入Word原文：该功能专为“文件管理”及其子表而设计。 在著录过程中添加Word原文：该功能对任意数据表都生效。 前提：需要添加Word原文的数据表著录界面有正文 标签。 使用Word模板添加原文：该功能对任意数据表都生效。 前提：需要添加Word原文的数据表著录界面有正文 标签。 管理任意格式电子文件：通过“附件”功能按钮实现。 数据直接转到Excel：使用“高级查询”功能将需要二次加工利用的记录放到一个检索夹中，单击工具栏上的“打印”按钮后，选定数据即会自动复制到Excel程序中，即可用于编辑使用。例如，进行档案编研时，往往需要使用到文件标题、文件字号等，这些文件标题、文件字号即可通过此功能自动复制到Word文字处理程序中供利用。