案管理”、“文件管理”两个基本表的字段组合在一起实现的。在“卷内文件”文件夹下，可以打印任意方式的全引目录，可以“档案管理”、“文件管理”的任意字段进行查询以得到不同的统计结果； 当选定子目录时，列表区以图形方式显示出该子目录的所有下级目录； 组合表下，可以使用“高级查询”功能形成下级无限分类检索夹，但不能新增记录，更不能新建子目录； 检索夹：由“高级查询”功能形成，它可反应各种文件的分类体系结构。例如，系统默认结构中的“党群工作、行政管理”文件夹。利用高级查询功能，可以在任意子表或检索表下形成无限多级的下级检索夹。

目录树右键操作：鼠标左键单击目录树上欲操作的目录夹，然后单击鼠标右键；或者直接用鼠标右键单击欲操作的目录夹亦可； 列表区右键操作：鼠标左键单击列表区内欲选定的文件记录，然后单击鼠标右键；或者直接用鼠标右键单击欲选定的文件记录亦可； 登记表单右键操作：在登记表单内，将鼠标指针移动到任意字段名称上方，再单击鼠标右键，登记表单右键快捷命令即可出现。

系统菜单用于对用户及其安全性的设置。 单击“系统”菜单，系统弹出如右图所示菜单命令选项： 权限设置：用于增加或者删除系统用户，以及设置该用户在本系统内的操作权限。例如，可以设置用户“AAA”进入本系统后，只有查看、查询文件目录的权限，而没有录入、修改数据的权限。 修改口令：为安全起见，当前用户可修改自己在本系统中的口令。单击“修改口令”命令，系统弹出“修改口令”窗口。在“旧口令”框中，输入由系统管理员分配的口令，在“新口令”及“重复新口令”框中随意输入自己认可的相同的口令，确认，新口令即生效。 同时，用户还可以为自己设置别名。在“别名”框中，输入自己喜欢的别名代码即可。输入别名，确定时，系统会自动校验已有的别名，如果别名有重复，系统会自动提示。如右图： 重新进入：用于不退出系统直接以别的用户的身份进入系统。 退出系统：用于退出本系统。

文件编辑 用于对选定数据库及子数据库进行通用编辑的操作，包括新增、修改、查询、导出等等。 新增：用于对选定数据库进行新增数据。 修改：用于打开一条已有的记录，以便于对该条记录进行修改或者查询更详细的信息等。例如，打开一条案卷目录，或者打开一条收文目录等等。在列表区，选定一条记录，然后选择此命令即可。 删除：用于对确认不需要的记录进行删除操作。 批量编辑：用于对选定数据库中的所有记录按某字段进行批量修改的操作。例如，将“计划统计部”修改为规范性简称“计统部”。方法：使用“高级查询”命令将需要修改的记录检索到一个检索夹中，Ctrl + A选中所有数据，再使用此命令即可。 序号编辑：用于对选定文件夹中的所有记录按自然序数进行排序操作。该命令需慎重使用。 原件：打开原件显示界面，原件可以是任何格式的文件 。 正文：用于打开选定记录的Word原文。当选定记录没有Word原文时，该命令不可执行。 排序：是用于对文件的顺序按照某一种方式进行排序，该命令不会改动数据的任何内容。 查询：用于快速定位查找需要处理的文件并直接对其进行处理（诸如：修改等）。 打印：用于打印该目录下的各种报表。 Excel数据导入：用于导入Excel表中与该目录数据相对应的数据。 案卷转存：用于对列表区中选定的记录进行导出操作。该命令适用于在本系统内不同数据库之间的数据交换操作。例如，当需要将财务处的会计档案合并到档案室时，使用该命令即可。 案卷合并：用于将数据合并到当前数据库的操作。 回收站：数据删除之后会自动到回收站里，便于误操作数据的找回。不过要记得及时清空，避免占取大量的内存，使系统的速度变慢。 刷新：对数据进行新增或修改之后不显示，可以用刷新按钮

档案管理 专用于对“案卷目录”及其子数据库中的记录进行已归档文件的排序、案卷排序、档案转存、档案移交等管理。该菜单中的命令只对案卷级目录有效，当选定“案卷目录”及其子数据库时，该菜单命令才会感应出现。 借阅登记：用于档案电子借阅与实体借阅的记录。 档案借阅归还：用于档案电子借阅与实体借阅的记录的归还。 案卷排序：用于对相同“目录号”中的所有案卷进行“案卷顺序号”的重新排序。例如，文书档案“1-17”号目录中有1至100个案卷，需要将第20号案卷重新排为第10号案卷时，即可用此操作。 卷内文件排序：用于对选定案卷目录内的卷内文件进行“卷内顺序号”排序。 归档文件排序：用于对选定档案盒内的归档文件进行“件号”排序。 编制室件号：部门级专用。该功能即对室件号、也对馆件号进行排序。 编制馆件号：档案馆（室）级专用。该功能仅对“馆件号”进行排序。 档案移交：用于专职档案员对已接收案卷的权限控制操作。网络版用户可使用此功能，适用于：各部门向档案室移交档案。操作方法：选定欲移交的案卷目录，选择“档案移交”命令即可。使用过该命令的案卷目录，没有“专职档案员”权限的用户，无权限再修改此案卷，并对此案卷的所有卷内文件也没有修改权限。 案卷转存：专用于将选定案卷及其卷内文件同时另存到目标存储载体，并形成一个数据文件包。便于在本系统内进行数据交换。 案卷合并：专用于将目标载体中的案卷及其卷内文件数据合并到当前数据库中。（前提：目标载体中的数据必须是通过本系统中的“档案转存”命令形成的文件包）。

著录界面右键菜单及其它功能 在系统中，打开任意著录界面（例如，收文、发文、科技案卷目录 等等），将鼠标放在任意字段名称部分（例如，可放到年度字段的年度两个字上面），单击右键，该菜单出现。使用该组菜单命令，可大量地减少录入工作量，提高工作效率。 同时，如果“继承登记”、 “自动增量”被设置为有效状态，则该命令前会被标记打勾；如果选定字段被具有“设置缺省值”属性，则该命令后面显示具体的值。否则，就没有。如右图所示：